Todo o indivíduo é responsável por tarefas, prazos, expectativas e pela gestão de tudo isto, mesmo que não esteja “empossado” como gestor de uma empresa ou área. Mesmo que esteja desempregado.
O primeiro passo, portanto, para uma gestão eficiente de suas responsabilidades é perceber (e assumir) que são suas. As tarefas (e não importa se são relatórios que serão apresentados à presidência de sua companhia ou se são os pratos do jantar esperando para serem levados) foram confiadas a você, seja pelo fato do seu “chefe” não dominar o excel, seja porque sua esposa já teve o trabalho de preparar a refeição. Reconhecer-se como único (ou maior) responsável pela realização rápida e eficaz é imprescindível.
Assumida a responsabilidade (e isto não pode ser apenas verbal. O compromisso com a tarefa precisa ser internalizado), você também se compromete com expectativas. Sua esposa espera não acordar na manhã seguinte com uma pia esperando, seu diretor não quer ser surpreendido com dados de última hora, seu filho passou a semana contando com sua promessa de ir ao parque no sábado.
A gestão das expectativas está diretamente ligada à sua capacidade de organizar suas tarefas, estabelecer prioridades e negociar prazos. Há duas posturas extremas e a maior parte dos erros que se pode cometer estão em posicionar-se em uma destas posturas. O equilíbrio está a meio caminho de cada uma e mantê-lo é uma arte.
- O primeiro extremo é a plena disponibilidade. Estar sempre aberto a todos os pedidos, aceitar tudo, indiscriminadamente, dizer “sim” o tempo todo, certamente levará ao prejuízo na qualidade, no prazo, ou em ambos.
- O extremo oposto também é perigoso (talvez até mais). Temendo o excesso detarefas, o indivíduo se blinda contra todos os pedidos, se fecha no pequeno universo do “estas são as minhas tarefas” ou “foi (especificamente) para isto que eu fui contratado” e ainda “isto não é comigo.”. Meu amigo, sua vaga está à disposição do primeiro que demonstrar habilidade e receptividade para realizar um mínimo a mais que você.
Como eu disse, o ideal é o meio termo e manter-se ali requer atenção e esforço constantes. Tenha sempre em mente (e realize controle por agenda física, aplicativo no celular, Outlook ou até mesmo excel¹) suas tarefas rotineiras e extraordinárias, assim, como o status (grau de evolução) e os respectivos prazos; Não rejeite novas solicitações levianamente; estude o grau de dificuldade, o esforço e tempo que serão empregados, confronte com responsabilidades já assumidas e negocie com o solicitante. Alinhe expectativas. Aceitar a tarefa com as devidas ressalvas, “Consigo fazer isto, mas preciso de mais tempo.”, “Há o outro projeto na fila. Posso te entregar na terça?”, “Vou precisar de ajuda com este caso.” evidencia maturidade profissional, consciência sobre os processos, responsabilidade e eficiência na gestão do tempo. Mesmo casos de “Preciso para ontem” podem ser acatados (e sempre existirão), mas desde que os interessados das outras demandas (e não raro trata-se da mesma pessoa) sejam devidamente esclarecidos sobre os impactos nos respectivos prazos. Creio que já disse para alinhar expectativas. Faça-o proativamente. Não deixe que o prazo passe com a ilusão de que o solicitante esqueceu o caso. A sabedoria popular diz “Não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje”. Não deixe para amanhã nem mesmo o que pode ser feito semana que vem. Antecipe-se, aproveite a sobra de tempo para fazer mais, entre sempre A+B em cada solicitação de A.
Por ondem começar? A palavra chave aqui é “Estratégia“. Reconheça-se como responsável pelas tarefas que lhe foram confiadas e crie estratégias para geri-las. Nunca deixe de alinhar expectativas e de feedback’s constantes aos interessados. Uma vez definida a estratégia para as tarefas que você possui neste momento, expanda-a como ferramenta de tomada de decisões para as próximas demandas. Dados estes primeiros passos, parabéns. Você está aprendendo a gerir seu tempo. O passo seguinte será delegar, mas este será nosso próximo estudo. Até breve.
Nota:
1. Para mim poucas ferramentas são tão úteis e versáteis quanto o excel. Ali controlo minhas despesas, minhas tarefas, meu tempo livre, etc. Houve um época que o utilizava até para gerir minhas postagens no twitter (com direto até à formula para contar caracteres). Mesmo que sua atividade profissional não requeira diretamente o uso do excel, recomendo veementemente sua aproximação com ele.
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